Главная страница
Навигация по странице:

  • На тему: «Обработка исходящих и внутренних документов»

  • Оглавление

  • Введение

  • Обработка исходящих документов

  • Заключение

  • Обработка исходящих и внутренних документов


    Скачать 44.95 Kb.
    НазваниеОбработка исходящих и внутренних документов
    Дата20.05.2018
    Размер44.95 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаObrabotka_iskhodyaschikh_i_vnutrennikh_dokumenov.docx
    ТипРеферат
    #50842

    Подборка по базе: Понятие, сущность и виды административного надзора органов внутр, Лекция № 9 Кучерявенко Обработка результатов прямых измерений.pd, 1.8 Создание составных интегрированных документов.pdf, практическая работа создание деловых документов.doc, Дипломатическая и консульская служба. Сборник документов и матер, ПЗ_Перечень нормативных технических и методических документов, и, ПЗ №2 Оформление личных документов.doc, ЛР Формы и компоненты управления. Обработка событий.doc, ДОУ - Журнал Регистрации Документов.docx, Работа с проектами документов.pdf



    Федеральное агентство морского и речного транспорта

    Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

    «Государственный университет морского и речного флота имени адмирала С.О.Макарова»

    Институт водного транспорта

    Кафедра международного бизнеса, менеджмента и туризма

    РЕФЕРАТ

    По дисциплине:

    «Делопроизводство»

    На тему: «Обработка исходящих и внутренних документов»

    Выполнила:

    Студент ГМУ-32

    Кудрявцев А. В.

    Проверил:

    Фир Ю.А.

    г. Санкт-Петербург

    2018 г.

    Оглавление

    Введение 3

    1.Обработка исходящих документов 4

    2.Обработка внутренних документов 5

    Заключение 8

    Список литературы 8



    Введение

    Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом.

    Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

    Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышается ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

    1. Обработка исходящих документов

    Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного документа от руководителя. Далее он согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись, исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов и резолюций заинтересованных лиц. 

    Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

    При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

    • номер документа;

    • дата документа;

    • адресат (корреспондент);

    • краткое содержание или заголовок.

    Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа. 

    При рассылке документа более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. 

    Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.














































    1. Обработка внутренних документов

    Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:

    • составление проекта документа;

    • согласование;

    • проверка правильности оформления;

    • подписание документа руководителем;

    • регистрация.

    Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание раннее изданных документов и нормативных актов по вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. 

    Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю.

    Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответвленным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответвленному исполнителю все необходимые материалы (сведении, справки и т.п.) в установленные сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессам. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

    Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя о работе. 

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.п.). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Срок исполнения большинства документов не должен превышать 10 дней. 
    Заключение

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.




    Список литературы

    1.  Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.

    2. Учебное пособие. Делопроизводство. Электронный ресурс //URL: http://historich.ru (Дата обращения: 10.05.18)


    написать администратору сайта