Главная страница
Навигация по странице:

  • Основные задачи и функции службы ДОУ Основными задачами службы являются

  • Функции службы ДОУ Функции службы документационного обеспечения управления организации: 1

  • 2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

  • СЛУЖБА ДОУ: СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ,ЗАДАЧИ.

  • Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ

  • ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ Должностная инструкция начальника службы ДОУI. Общие положения

  • II. Должностные обязанности

  • IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

  • Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ.

  • Вопрос 22. Формы организации делопроизводства. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений. Организационные формы работы с документами

  • ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  • Функции структурных подразделений службы делопроизводства

  • Вопрос 23. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

  • Должностные обязанности и функции специалистов служб ДОУ

  • Должностная инструкция

  • Вопрос 21. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работ


    Скачать 223.11 Kb.
    НазваниеВопрос 21. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работ
    Анкор21-30.docx
    Дата11.05.2018
    Размер223.11 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файла21-30.docx
    ТипДокументы
    #26873
    страница1 из 5
      1   2   3   4   5

    Вопрос 21. Задачи и функции службы ДОУ, ее структура, права и обязанности, виды работ.
    Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство. Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»
    Основные задачи и функции службы ДОУ
    Основными задачами службы являются:
    1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
    2) организация работы с документами в учреждении;
    3)совершенствование форм и методов работы с документами.
    Задачи ДОУ, определяют ее функции.

    Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    Функции службы ДОУ

    Функции службы документационного обеспечения управления организации:
    1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.
    2 Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
    3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.
    4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.
    5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.

    Структура.

    Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:

    1 порядок создания (образования) подразделения

    2. правовое положение подразделения в структуре организации

    3.структура подразделения

    4. задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения

    5. порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия

    Положение о структурном подразделении изготавливается в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

    Положение о структурном подразделении разрабатывается отделом организации и оплаты труда, службой персонала или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию с:

    1.вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)

    2. заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками

    3. руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом

    4. начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации

    Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

    Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

    Положение о структурном подразделении может включать в себя следующие разделы:

    1.общие положения

    2.структура и штатная численность подразделения

    3. цели и задачи

    4. функции

    5.права и полномочия

    6.руководство

    7.взаимодействие (служебные связи)

    8.ответственность

    9.организация работы

    Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе

    Положение разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем Положение передается на согласование, которое внутри организации оформляется визой.

    1.1 Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

    1.2 Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. 

    1.3 Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

      1. 2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

    2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

    2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

    2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

    2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

    2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

      1. 3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

    3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

    3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

    3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно–справочной работы по документам;

    3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

    3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

    3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

    3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

    3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

    3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

    3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

    3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

    3.1.11. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

    3.1.12. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

    СЛУЖБА ДОУ: СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ,ЗАДАЧИ.

    ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

    Структура службы ДОУ

    1)Управление делами (Секретариат, Инспекция, Канцелярия, Отдел защиты информации). 2)Канцелярия (Отдел по приему и обработке документов, по учету и регистрации док., по контролю за сроками исполнения док., т.д.)

    3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная).

    4)Секретарь.

    Задачи службы ДОУ

    является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

    1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

    2. Обеспечение единого порядка документирования.

    3. Контроль за исполнением документов.

    4.Хранение документов.

    5.Унификация форм документов.

    6.Сокращение документооборота.

    7.Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию ДП в орг-ции.

    Функции службы ДОУ

    1.Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

    2.Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

    3.Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.

    5.Подготовка и размножение документов.

    6.Разработка НД и хранение дел.

    7.Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

    8.Организация работы архива.

    9.Повышение квалификации работников.

    Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ

    На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

    1. Управление делами.

    2. Канцелярия.

    3. Общий отдел.

    4. Секретарь.

    Управление делами создаётся в миʜᴎϲтерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

    1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

    приемная;

    секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

    секретариат коллегии;

    протокольное бюро;

    В функции секретариата входит:

    предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

    подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

    организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

    2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

    К его функциям относятся:

    разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

    разработка нормативно-методического обесᴨȇчения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

    разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, ᴨȇречни документов со сроками хранения).

    3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

    эксᴨȇдицию;

    бюро ᴨȇреписки;

    бюро учета и регистрации документов;

    компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

    4. Отдел писем

    5. Центральный архив

    6. Инсᴨȇкция

    Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

    1. Эксᴨȇдиция - сᴨȇциализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

    2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

    3. Группа контроля (бюро, инсᴨȇкция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

    4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

    подготовка обращений к рассмотрению руководством;

    контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

    извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

    организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

    5. Группа подготовки документов осуществляет ᴨȇреᴨȇчатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

    6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность котоҏыҳ связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

    7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к ᴨȇредаче на государственное хранение.

    Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

    В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

    Наличие этих структур объясняется сᴨȇцификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

    Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

    подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

    анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

    подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

    организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

    Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры..

    ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СЛУЖБЫ ДОУ

    Должностная инструкция начальника службы ДОУ

    I. Общие положения

    1.1. Начальник службы ДОУ отвечает:

    1.1.1. За работу службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению.

    1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников службы.

    1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

    1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы.

    1.2. Квалификационные требования: высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 5 лет.

    1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

    1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).

    1.3.2. Положением о службе ДОУ (инв. N ...).

    1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).

    1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).

    1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

    1.4. Должен знать:

    1.4.1. Нормативно-правовые акты, организационно-методические документы и материалы по вопросам деятельности службы ДОУ.

    1.4.2. Организационную структуру предприятия.

    1.4.3. Схему организационного взаимодействия между службой ДОУ, должностными лицами и структурными подразделениями предприятия.

    1.4.4. Основы научной организации труда в службе ДОУ.

    1.4.5. Научно-технические достижения и передовой опыт в области ДОУ.

    1.4.6. Менеджмент (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей).

    1.4.7. Технологию работ структурных подразделений службы ДОУ.

    1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей).

    II. Должностные обязанности

    2.1. Начальник службы ДОУ обязан:

    2.1.1. Возглавлять работу службы и эффективно руководить ею.

    2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

    2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.

    2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению.

    2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

    2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

    2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

    2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

    2.2. Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.

    2.3. Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.

    В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

    III. Права работника

    3.1. Начальник службы ДОУ имеет право:

    3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности службы - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

    3.1.2. Представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

    3.1.3. Готовить и представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

    3.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы ДОУ.
    IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника

    4.1. Начальник службы ДОУ несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

    4.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы службы.

    4.1.2. Невыполнение служебных указаний заместителя генерального директора по управлению.

    4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

    4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

    4.2. Основным критерием оценки труда начальника службы ДОУ является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

    Оценку труда начальника службы ДОУ уполномочен осуществлять заместитель генерального директора по управлению. Полномочия заместителя генерального директора по управлению по применению мер поощрения и взыскания в отношении начальника службы ДОУ определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия.
    Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ. Инструкция по виду деятельности -- нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга-низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро-изводству.
    Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству-ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно-го документа об их утверждении.
    Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред-приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме-тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру-емой соответствующей инструкцией.
    Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке веде-ния служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».
    Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.
    Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабскими цифрами.

    Вопрос 22. Формы организации делопроизводства. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.
    Организационные формы работы с документами
    Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

    Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических оᴨȇраций по работе с документами в ведении одного сᴨȇциализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических оᴨȇраций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их ᴨȇредачи в архив.

    Централизация отдельных оᴨȇраций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело- производства за счет сᴨȇциализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обесᴨȇчением.

    Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

    Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл оᴨȇраций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат котоҏыҳ территориально разобщен, а также для тех, в котоҏыҳ документирование деятельности имеет сᴨȇцифические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

    Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная.

    При этом часть оᴨȇраций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются оᴨȇрации по созданию (ᴨȇчати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

    Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая оᴨȇрация (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

    В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

    В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с ᴨȇрвоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и стеᴨȇнь централизации и децентрализации работы с документами.

    Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
    ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
    От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.

    Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

    Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

    При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), Достоинства этой формы делопроизводства заключается в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет ленейно-функциональную организационную структуру.

    При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

    При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

    Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части.

    Смешенная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
    Функции структурных подразделений службы делопроизводства

    1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

    • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

    • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

    • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

    • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

    2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

    • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

    • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

    • организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

    • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

    3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

    • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

    • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

    • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

    • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

    • организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
    4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

    • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

    • доставку документов в структурные подразделения;

    • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

    • количественный учет поступающих и отправляемых документов.

    5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

    • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

    • формирование и ведение справочно-информационного массива;

    • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

    6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

    • контроль за сроками исполнения документов;

    • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

    анализ исполнительской дисциплины;

    • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

    7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

    • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

    • подготовку обращений к рассмотрению руководством;

    • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

    • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

    • формирование и хранение дел с документами по обращениям;

    • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

    • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

    8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

    • перепечатку документов с черновиков;

    • считку и правку текстов документов;

    • учет выполняемой работы.

    9. Копировально-множительное бюро выполняет:

    • копирование текстов;

    • тиражирование текстов документов;

    • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

    10. Архив осуществляет:

    • прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

    • учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

    • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

    • подготовку дел к передаче на государственное хранение.

    Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

    По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

    Вопрос 23. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

    Должностной состав службы ДОУ и их обязанности

    Руководитель:

    Редактировать служебные документы

    Составлять план проведения мероприятий

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

    Использовать в работе ГОСТ Р 6.30-2003,инструкцию по ДП, стандарт предприятия

    Организовывать рабочее место в соответствии с требованиями.

    Экспедитор:

    Разносить документы

    Вести подготовку исходящих документов к отправке

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

    Производить сортировку документов по СП.

    Делопроизводитель:

    Вести прием, рассмотрение и регистрацию входящих документов

    Вести подготовку исходящих документов к отправке

    Составлять и оформлять справки

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

    Отправлять телефонограммы и факсы

    Копировать документы

    Составлять график проведения мероприятий

    Составлять смету расходов на мероприятия

    Готовить помещения для проведения мероприятий

    Составлять и рассылать письма-приглашения

    Производить сортировку документов по СП

    Составлять проект документов и согласовывать с руководителями разных уровней.

    Секретарь:

    Подбирать и отбирать информацию, необходимую для составления документов

    Использовать в работе office standard

    Редактировать служебные документы

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

    В соответствии с технологиями вести контроль исполнения документов

    Вести работы с конфиденциальными документами

    Составлять график проведения мероприятий

    Составлять смету расходов на мероприятия

    Готовить помещения для проведения мероприятий

    Составлять и рассылать письма-приглашения

    Вести справочно-информационную работу (+тел переговоры)

    Составлять проект документов и согласовывать с руководителями разных уровней.

    Секретарь-референд:

    Подбирать и отбирать информацию, необходимую для работы руководителя

    Использовать в работе office standard + Outlook

    Вести календарь руководителя (Outlook)

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты

    В соответствии с технологиями вести контроль исполнения документов

    Вести работы с конфиденциальными документами

    Вести дневник контактов руководителя

    Составлять и оформлять протокол встреч

    Вести запись на прием

    Вести протокол приема посетителей

    Организовывать место приема посетителей

    Регулировать поток посетителей

    Архивист:

    Составлять номенклатуру дел

    Использовать в проф. деятельности и законодательные и нормативные акты


    Должностные обязанности и функции специалистов служб ДОУ








    Наименование должности

    Должностные обязанности




    Документовед

    Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.






    Архивист

    Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.





    Корректор

    Осуществляет вычитку отредактированных рукописей и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера. При чтении рукописей проверяет их комплектность (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т.п.), порядковую нумерацию разделов в оглавлении (содержании), сравнивает их названия с заголовками в тексте, обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений в иллюстрациях и тексте. Устраняет неясность в написании отдельных букв и знаков, неправильную разбивку текста на абзацы, согласовывает с редакторами замеченные стилистические погрешности. Проверяет правильность оформления таблиц, сносок, формул, справочного аппарата издания, полноту библиографического описания и наличие соответствующих ссылок на источники цитат и цифровых данных в тексте. Дает указания наборщику по набору дефисов, тире, многозначных чисел и т.п. Дополняет редакторский паспорт, отмечая в нем все особенности вычитки рукописи. При чтении корректурных оттисков проверяет соответствие набранного текста оригиналу. Исправляет орфографические, пунктуационные и технические ошибки, допущенные при наборе или перепечатке рукописей. Проверяет правильность набора текста, заголовков, примечаний и других выделяемых частей издания в соответствии с общими правилами полиграфического производства и указаниями технического редактора. Подписывает рукописи в набор, издания в печать и на выпуск в свет.




    Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии или фирме.

    Должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий порядок повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, но в то же время и не ограничивающийся им.

    Основные требования к содержанию и порядку составления должностной инструкции установлены в

    следующих документах:

    1) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);

    2) Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов» (в соответствии с ОКУД ОК 011-93) (Рекомендации);

    3) Квалификационный справочник должностей служащих (утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37) (Справочник).

    4) Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).

    Содержание документа

    Должностная инструкция, как правило, - это связанный текст.

    Три главных требования к содержанию:

    1) ясность – точные формулировки;

    2) емкость – лаконичность изложения текста;

    3) логичность – рациональное, последовательное расположение в тексте всех смысловых элементов (частей инструкции).

    Должностную инструкцию проще подготовить, основываясь на Справочник, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия или структурного подразделения.

    Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. В квалификационных характеристиках проведена унификация нормативов регламентации труда работников для обеспечения единого подхода к подбору персонала соответствующей квалификации и соблюдения единых принципов тарификации работ, основанных на их сложности. Все квалификационные характеристики пересмотрены с учетом новейших законодательных и нормативных правовых актов РФ.

    Основные сведения, отражаемые в должностной инструкции:

    - Перечень задач, возлагаемых на работника.

    - Порядок назначения на должность и освобождения от должности.

    - Основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику.

    - Основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и нормативно-правовых актов.

    - Организационно-правовые основы деятельности работника.

    - Трудовая функция и условия, характеризующие ее выполнение.

    - Виды работ в рамках порученной ему функции.

    - Полномочия (права и обязанности) работника.

    - Место работника в иерархии (связи по должности).

    - Меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с ненадлежащим выполнением порученной ему трудовой функции.

    - Требования по охране труда.

    Для изложения текста используется служебно-деловой стиль, для которого характерны:

    - официальность;

    - адресность;

    - словарная и тематическая ограниченность (монотемность);

    - лаконичность, ясность и точность изложения.

    Структура документа

    Структуры должностной инструкции должна включать следующие основные разделы:

    - общие положения;

    - полномочия (обязанности и права) работника;

    - взаимоотношения (связи по должности) работника;

    - ответственность работника;

    - заключительные положения.

      1   2   3   4   5
    написать администратору сайта