Главная страница
Навигация по странице:

  • Вопрос 27. Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

  • Вопрос 28. Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

  • Организация и формы службы ДОУ

  • Вопрос 21. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работ


    Скачать 223.11 Kb.
    НазваниеВопрос 21. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работ
    Анкор21-30.docx
    Дата11.05.2018
    Размер223.11 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файла21-30.docx
    ТипДокументы
    #26873
    страница4 из 5
    1   2   3   4   5

    Порядок обработки входящих документов
    Документопоток входящих документов составляют:
    документы вышестоящих организаций, органов власти;
    документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
    документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
    жалобы и заявления граждан.
    В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
    прием входящих документов;
    первоначальная(экспедиционная) обработка;
    предварительное рассмотрение и распределение;
    регистрация;
    рассмотрение документов руководством;
    исполнение резолюций;
    отправка ответных документов.
    Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере письма), поступившего в организацию.
    Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.
    Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
    Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.
    Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.
    На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.
    Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

    В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.
    Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
    Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
    В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.
    Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.
    Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
    На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.
    При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.
    Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
    Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
    Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.
    Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.
    С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
    Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
    Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.
    Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
    При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).
    Вопрос 27. Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

    Документопотоки

    Все документы организации делятся на три документопотока:

    входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

    исходящие (отправляемые) документы;

    внутренние документы.

    Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

    Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

    Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

    Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

    Обработка входящих документов:

    К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

    Обработка входящих документов включает:

    прием и первичную обработку документов;

    предварительное рассмотрение и распределение документов;

    регистрацию;

    рассмотрение документов руководством;

    передачу на исполнение.

    Первичная обработка документов

    Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

    Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

    Предварительное рассмотрение

    После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

    Распределение документов

    Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

    Регистрация документов

    Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

    Рассмотрение руководством

    Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

    Резолюция переносится в регистрационную форму.

    Передача на исполнение

    Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

    Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

    Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

    Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

    Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

    проверка правильности доставки документов;

    проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

    фиксация факта получения документов;

    подготовка их к исполнению;

    передача документов исполнителям.

    Обработка исходящих документов

    Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

    Обработка исходящих документов включает:

    составление чернового документа;

    подготовку проекта документа;

    его согласование (визирование);

    удостоверение документа;

    отправку документа.

    За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

    В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

    Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

    Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

    Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

    проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

    проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

    проставление исходящего регистрационного индекса;

    обработка документа для отправки.

    Обработка отправляемой корреспонденции включает:

    сортировку;

    вложение в конверты;

    адресование;

    сдачу в отделение связи.

    Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

    правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

    наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

    правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

    Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

    На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

    Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

    Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

    Обработка внутренних документов

    К внутренним документам относятся докладныеобъяснительные запискипротоколыакты, заявления.

    Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

    Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

    проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

    протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

    Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

    фельдъегерской или курьерской связью;

    секретарями;

    с помощью технических средств.

    Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

    В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

    Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

    Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
    Вопрос 28. Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

    Порядок обработки отправляемых документов

    Документы, отправляемые организацией, сортируются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

    Схема движения исходящих документов.



    В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс надо организовать так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

    Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях.

    Подготовленные таким образом проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Исполнитель обязан проверить наличие необходимых виз и приложений, правильность оформления и составления документа.

    С целью упорядочения процедуры подписи документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В перечнях также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает.

    Подписанные документы передаются на отправку.

    Обработка отправленной корреспонденции:

    сортировка по адресам и видам почтовых отправлений;

    проставление адреса на конверте;

    складывание документов (фальцевание) и вложение в конверты;

    заклеивание конвертов;

    определение стоимости отправления;

    составление списка на заказанную почту.

    Документы должны передаваться в ОДУ полностью отформатированными и иметь пометку о категорийности почтового отправления (кроме почтовых отправлений).

    Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для указания недостатков.

    На письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма.

    Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.

    Примерная форма журнала регистрации исходящих внутренних документов

    Дата и индекс документа

    Корреспондент

    Краткое содержание документа

    Отметка об исполнении документа

    1

    2

    3

    4

    Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;

    Исходящие документы делятся на инициативные и ответные;

    Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;

    Например:

    5 – 17/112

    На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;

    Регистрация ответных документов осуществляется, как правило, на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

    В зависимости от принятой в организации системы регистрации документов допускается регистрировать ответные документы на отдельных РКК. Регистрационным индексом такого исходящего документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ.

    На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса;

    Отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

    Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;

    Отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

    Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;

    Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.

    На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело службы ДОУ;

    Обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
    Вопрос 29. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов, их сравнительные характеристики и состав информации. Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работой.
    Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

    Предварительно рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

    Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

    На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

    При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

    Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

    Результаты учета документов обобщается службой документационного обеспечения, и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

    Согласно ГОСТ Р.6.30-97 учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

    Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

    Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью организации.
    Организация и формы службы ДОУ

    Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

    Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:


    • управление делами; 


    • общий отдел; 


    • канцелярия; 


    • секретариат. 


    В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

    Цели службы ДОУ:


    • организация работы; 


    • руководство документационным потоком; 


    • координация видов работ с документами; 


    • контроль за последовательностью работы с документами


    • организация работ по документационному обеспечению управления. 


    Задачи службы ДОУ:


    • совершенствование форм и методов работы с документами; 


    • обеспечение единого порядка документирования; 


    • обеспечение единого порядка работы с документами; 


    • контроль за исполнением документов; 


    • хранение документов; 


    • унификация форм документов; 


    • сокращение, по возможности, документооборота; 


    • методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; 


    • внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. 


    Функции службы ДОУ:


    • разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; 


    • обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; 


    • доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; 


    • контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки; 


    • изготовление и размножение документов; 


    • разработка номенклатуры дел, хранение дел; 


    • контроль за работой с документами в структурных подразделениях; 


    • организация работы архива; 


    • повышение квалификации работников службы ДОУ. 


    Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:


    1. Централизованная форма. 


    Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

    Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год. 


    1. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. 


    2. Смешанная форма организации работ с документами. 


    1   2   3   4   5
    написать администратору сайта