Главная страница
Навигация по странице:

  • Сокращения, условные обозначения

  • Термины и определения документирование

  • Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации

  • Конфделопроизводство задание. 5.2.1 ПЗ ИБ 512 Конфделопроизводство задание (1). Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в


    Скачать 339 Kb.
    НазваниеИнструкция по конфиденциальному делопроизводству в
    АнкорКонфделопроизводство задание
    Дата30.06.2020
    Размер339 Kb.
    Формат файлаdoc
    Имя файла5.2.1 ПЗ ИБ 512 Конфделопроизводство задание (1).doc
    ТипИнструкция
    #61751
    страница1 из 4

    Подборка по базе: 1 гр Инструкция.docx, Должностная инструкция электромонтера.docx, должностная инструкция.odt, ИНСТРУКЦИЯ по конфиденциальному делопроизводству.doc, 2.19-ОТ Инструкция для АУП.doc, Должостная инструкция мастера по.pdf, экг5а инструкция экспл.doc, Должностная инструкция отв. за эл.хозяйство-.doc, ТДИ-01 (В.Ф.Фролова) инструкция.doc, Zyxel KEENETIC OMNI WiFi - Инструкция.pdf
      1   2   3   4










    Утверждаю

    __________________________

    __________________________
    «___» _________ 2013 г.



    ИНСТРУКЦИЯ

    по конфиденциальному делопроизводству в
    ________________________________________________________________





    Введена в действие приказом № ___ от ______________





    Введена взамен __________________________________



    Содержание




    Область применения ………………………………………………………….

    5



    Нормативные ссылки …………………………………………………………

    5



    Сокращения, условные обозначения ……………………………………..

    5



    Термины и определения …………………………………………………….

    5



    Общие положения …………………………………………………………….

    7



    Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….

    8



    Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….

    11



    Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………

    13



    Хранение конфиденциальных документов ………………………………..

    15



    Копирование конфиденциальных документов …………………………..

    15



    Пересылка конфиденциальных документов ………………………………

    16



    Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………

    16



    Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………

    17

    Приложение № 1

    Образец оформления докладной записки с грифом КТ

    18

    Приложение № 2

    Образец оформления докладной записки с грифом К

    20

    Приложение № 3

    Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….

    22

    Приложение № 4

    Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….

    23

    Приложение № 5

    Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………

    24

    Приложение № 6

    Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….

    25

    Приложение № 7

    Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….

    26

    Приложение № 8

    Журнал учета конфиденциальных изданий ……………

    27

    Приложение № 9

    Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..

    28

    Приложение № 10

    Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………

    29

    Приложение № 11

    Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….

    30

    Приложение № 12

    Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….

    31

    Приложение № 13

    Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………

    32

    Приложение № 14

    Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………

    33

    Приложение № 15

    Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………

    34

    Приложение № 16

    Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………

    35

    Приложение № 17

    Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………

    36

    Приложение № 18

    Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………

    37

    Приложение № 19

    Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………

    38



    1. Область применения




    1. Настоящая инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности.

    2. Настоящая инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками.




    1. Нормативные ссылки.


    Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

    законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение о федеральном органе исполнительной власти, регламент федерального органа исполнительной власти и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти




    1. Сокращения, условные обозначения


    В рамках данного документа применяются сокращения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе. 


    1. Термины и определения


    документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

    делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

    документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
    электронный документ  - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
    электронная цифровая подпись  - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

    реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

    подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

    копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

    документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

    регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

    номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
    экспертиза ценности документов  - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

    дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

    служба делопроизводства - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.


    1. Общие положения




      1. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников.

      2. Конфиденциальное делопроизводство ведется в организационном отделе.

    Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается на ответственного, за ведение конфиденциального делопроизводства.

    Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа сотрудников организационного отдела.

    На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

    Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их должностных инструкциях.

    Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на руководителя отдела.

      1. Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется начальником отдела.




    1. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации




      1. Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с настоящей инструкцией.

      2. Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных и электронных носителях, а также в базах данных и иных хранилищах информационных систем организации.

      3. На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:

    Коммерческая тайна по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции;

    Конфиденциально по форме согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции.

    Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

      1. Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.

    Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «_______», введенному приказом Общества от ___________. № _____, буквенного обозначения «Коммерческая тайна» (для коммерческой тайны) или «Конфиденциально» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 – индекс, КТ – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

    6.5 Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 4 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.

    Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «_______», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где где «01» – индекс, «КИ» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».

    На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.

    1. Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.


    На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:
      1   2   3   4


    написать администратору сайта