Главная страница
Навигация по странице:

  • 1. Обзор интерфейса Microsoft Office Excel 2007 1.1. «Лента» Программа Microsoft Office Excel

  • «Вставка»

  • «Данные» .Закладка «Рецензирование»

  • 1.2. Меню «Office». Панель быстрого доступа. Строка состояния

  • 1.3. Настройка параметров программы

  • 2. Работа с данными 2.1. Книги и листы

  • 2.4. Добавление и удаление ячеек

  • 3. Форматирование текста 3.1. Шрифт

  • 4. Представление данных 4.1. Формат ячеек

  • 4.2. Условное форматирование

  • 4.4 Сортировка и фильтрация

  • Самоучитель MS Exel. Программа Microsoft Office Excel


    Скачать 41.35 Mb.
    НазваниеПрограмма Microsoft Office Excel
    АнкорСамоучитель MS Exel.doc
    Дата09.06.2017
    Размер41.35 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаСамоучитель MS Exel.doc
    ТипПрограмма
    #8940
    страница1 из 3

    Подборка по базе: New Microsoft Word Document.docx, Документ Microsoft Office Word.docx, Документ Microsoft Word (2).docx, Раб программа экономика ТПМИ.doc, New Документ Microsoft Word.docx, Документ Microsoft Word (2).docx, Документ Microsoft Office Word (3).docx, Документ Microsoft Word (2).docx, Документ Microsoft Word (2).docx, Документ Microsoft Word.docx
      1   2   3





    Самоучитель по

    Microsoft Office Excel 2007



    Оглавление


    Оглавление 2

    5. Примечания 51

    5.1 Создание и просмотр примечаний 51

    Для того чтобы создать Примечание необходимо кликнуть правой кнопкой мышки по ячейке и выбрать «Вставить примечание». 51

    51

    5.2 Отображение и скрытие примечаний 53

    1. Обзор интерфейса Microsoft Office Excel 2007

    1.1. «Лента»

    Программа Microsoft Office Excel, входящая в состав пакета Microsoft Office 2007, представляет собой новую версию популярной программы, предназначенной для выполнения вычислений, анализа и визуализации данных в электронных таблицах. С помощью это программы можно не только хранить самые разнообразные данные, но и выполнять различные вычисления, вести отчетность, анализировать данные, строить диаграммы и графики и многое другое.



    Новый ориентированный на результат интерфейс пользователя значительно облегчает работу с программой. В основе нового интерфейса лежит так называемая «лента» - многостраничная область, расположенная в верхней части главного окна.

    Команды на «ленте» объединены в логические группы, собранные на отдельных закладках.


    На закладке «Главная» собраны инструменты, наиболее части используемые при работе в Microsoft Office Excel, например, изменение шрифта, форматирование ячеек таблицы, сортировка данных и многое другое.

    Для вставки различных объектов в документ служит закладка «Вставка», для настройки полей, сетки, областей печати и т.п. – закладка «Разметка страницы».

    Работа с формулами осуществляется при помощи инструментов закладки «Формулы», а с данными таблицы – на закладке «Данные».

    Закладка «Рецензирование» служит для вставки примечаний, проверки орфографии, защиты книги и т.д.

    На закладке «Вид» можно настроить внешний вид рабочей области документа.


    Все перечисленные закладки являются основными и практически всегда отображаются на экране. Некоторые закладки являются контекстно-зависимыми, то есть, их содержимое зависит от выделенного в данный момент объекта. Такие закладки по умолчанию скрыты, и отображаются на экране только в момент непосредственной работы с объектом. Например, при вставке в документ рисунка.



    На «ленте» появится закладка «Формат» под заголовком «Работа с рисунками», на которой собраны инструменты работы с изображениями.

    Каждый инструмент, расположенный на «ленте» снабжен всплывающей подсказкой, которая помогает узнать назначение данного инструмента.

    1.2. Меню «Office». Панель быстрого доступа. Строка состояния
    Для доступа к основным операциям программы нажмите кнопку «Office» («Офис»), расположенную в левом верхнем углу главного окна Excel.



    В открывшемся меню представлены команды выполнения стандартных операций с документами - создание, открытие и сохранение документа, печать и подготовка к публикации, закрытие документа. В правой части меню находится список документов, с которыми пользователь работал в последнее время.



    В правом нижнем углу расположена кнопка вызова диалога настройки базовых параметров Excel и кнопка завершения работы программы.

    Индивидуальные параметры документа – автор, название, ограничения доступа, цифровая подпись и многие другие – настраиваются в разделе «Подготовить» меню «Office».



    В верхней части главного окна находится панель быстрого доступа, предназначенная для ускорения вызова часто использующихся функций общего назначения, например, быстрое сохранение документа, отмена последнего выполненного действия и так далее.


    Некоторые команды в панели быстрого доступа могут быть временно скрыты.


    Для того чтобы сделать эти кнопки доступными, нажмите кнопку «Настройка панели быстрого доступа» и щелкните на нужной команде. Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в неё новые команды.



    В правом верхнем углу главного окна Word расположены стандартные кнопки управления – минимизация, переключение оконного и полноэкранного режима работы, завершение работы приложения.


    Как правило, основную часть экрана занимает область отображения редактируемого документа.



    Ниже этой области находится строка состояния.


    Строка состояния также является контекстно-зависимой – здесь могут отображаться разнообразные данные, зависящие от данных, с которыми вы работаете. Например, в строке состояния может отображаться общее количество выделенных непустых ячеек, сумма чисел в выделенных ячейках, среднее математическое значение числе в выделенных ячейках и многое другое. Чтобы указать программе, какие данные нужно отображать в строке состояния, а какие нет, щелкните правой кнопкой мыши в любой ее части.



    В открывшемся меню нужно отметить галочками данные, которые вы хотели бы видеть в строке состояния или, напротив, убрать галочки с ненужных пунктов.

    В правой части строки состояния по умолчанию расположены переключатели режимов отображения документа



    и регулятор, позволяющий динамически изменять масштаб отображения.

    1.3. Настройка параметров программы
    Для того чтобы изменить какие-либо настройки программы Microsoft Office Excel, нажмите кнопку «Office».



    В открывшемся меню нажмите кнопку «Параметры Excel».



    Окно диалога настроек многостраничное, переход в нужный раздел осуществляется при помощи кнопок панели навигации, расположенной в левой части окна.



    На странице «Основные» собраны параметры, чаще других, требующие индивидуальной настройки, в том числе личные данные пользователя.

    На странице «Формулы» располагаются настройки, относящиеся к параметрам вычислений, контролю ошибок в формулах и параметрам самих формул.


    На странице «Правописание» настраиваются параметры проверки орфографии в документах. Для настройки автоматической замены символов при вводе служит кнопка «Параметры автозамены…».
    В разделе «Сохранение» находятся параметры, управляющие процессом сохранения документов пользователем и копий документов - программой (автосохранение), а также параметры восстановления документов.

    В разделах «Дополнительно», «Настройка», «Надстройки» и «Центр управления безопасностью» собраны настройки, рассчитанные на опытных пользователей и позволяющие достаточно гибко менять интерфейс и режимы работы Microsoft Office Excel.

    Раздел «Ресурсы» включает средства обеспечения обратной связи с разработчиком программы – компанией «Microsoft».

    Для закрытия окна нажмите кнопку «ОК».

    2. Работа с данными

    2.1. Книги и листы
    Файлы Microsoft Office Excel называют книгами. Название текущей книги можно увидеть в заголовке окна программы.



    Как правило, одна книга состоит из нескольких листов, каждый из которых может содержать свои данные, как связанные с данными другого листа, так и независимые от них. Переключаться между листами можно при помощи ярлыков листов, расположенных в нижней части рабочей области.



    Кнопка, расположенная правее ярлыков листов, позволяет вставить новый чистый лист в книгу.

    Операции с листами книги можно производить при помощи контекстного меню. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из ярлыков листов.



    Команды «Вставить…» и «Удалить» соответственно добавляют новый лист в книгу или удаляют текущий лист.

    При помощи команды «Переименовать» можно изменить имя ярлыка листа на произвольное.

    Команда «Переместить/скопировать…» вызывает диалоговое окно, при помощи которого можно переместить текущий лист в другую открытую книгу или в новую книгу, или переместить лист относительно других листов в пределах одной книги.



    Если включить опцию «Создать копию», то лист будет не перемещен, а скопирован вместе с его содержимым.

    В случае если лист Excel содержит программы на макроязыке, то при помощи команды «Исходный текст» можно просмотреть текст таких программ в специальном редакторе.

    Командой «Защитить лист…» можно вызвать диалоговое окно, в котором задается пароль и выбираются операции, которые невозможно будет выполнить без знания пароля.

    С помощью меню «Цвет ярлычка» можно назначить данному ярлыку листа свой цвет.



    Команда «Скрыть» позволяет скрыть отображение данного ярлыка из книги.

    Если в книге есть скрытые листы, то становится активной команда «Отобразить…», вызывающая диалоговое окно, в котором выбирается, какие из скрытых листов следует отображать в книге.

    Команда «Выделить все листы» выделяет все ярлыки листов. Это делается для того, чтобы впоследствии можно было выполнять некоторые операции со всеми листами одновременно. Команды контекстного меню, вызванные на одном из ярлыков, входящих в группу выделения, будут применяться ко всем выделенным листам книги.

    В случае если листов в книге много и они не помещаются целиком на экране, они буду скрыты за пределами области видимости. Чтобы получить доступ к таким листам, следует воспользоваться кнопками навигации, расположенными слева от ярлыков листов.



    Нажатие на эти кнопки будет перемещать область видимости назад и вперед соответственно. Также можно воспользоваться быстрым переходом, для этого щелкните правой кнопкой мыши на любой из кнопок навигации и в открывшемся списке выберите название нужного листа.


    Выбранный лист стал активным.

    2.2. Ячейки
    Рабочая область Microsoft Office Excel представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, пересечение которых образует ячейки.



    Заголовки с названием строк располагаются в левой части рабочей области и обозначаются числами, а заголовки столбцов располагаются сверху и обозначаются английскими буквами.
    В левом верхнем углу в поле «Имя» отображается имя текущей ячейки, которое формируется из буквенного обозначения столбца и цифрового обозначения строки, на пересечении которых находится данная ячейка. Это имя уникально и используется для обращения в формулах и ссылках к конкретной ячейке.


    Ввод данных осуществляется с клавиатуры в активную ячейку. Активная в данный момент ячейка выделяется по периметру черной рамкой.



    Для того чтобы сделать активной другую ячейку, щелкните на ней левой кнопкой мыши.

    Теперь активной стала другая ячейка. Если сейчас начать вводить данные с клавиатуры, данные начнут вводиться именно в эту ячейку. При вводе данных в ячейку они также будут отображаться в строке формул.



    После завершения ввода данных в ячейку нужно нажать клавишу на клавиатуре. При этом активной станет другая ячейка (по умолчанию - следующая снизу).

    Для того чтобы выделить одновременно две, три или более ячейки необходимо щелкнуть мышью по одной из необходимых ячеек, а далее при нажатой клавише Ctrl выделять все оставшиеся ячейки. Аналогичным образом можно выделить несколько столбцов.

    Рабочая область документа очень велика и способна вместить в себя огромное количество данных. Программа поддерживает листы размером до одного миллиона строк и 16-ти тысяч столбцов. По сути, пространство ячеек представляет собой практически бесконечно длинный и широкий лист, левый верхний угол которого приходится на ячейку A 1.



    Перемещаться по этому листу вверх/вниз и влево/вправо можно при помощи полос прокрутки, расположенных по краям рабочей области.

    2.3. Строка формул
    В верхней части рабочей области расположена строка формул.



    Данные можно вводить не только напрямую в ячейки таблицы, но и в строку формул. Щелкните левой кнопкой мыши в строке формул.

    Появление текстового курсора означает, что строка формул находится в режиме редактирования, и в нее можно вводить данные. При этом ввод будет осуществляться в активную ячейку.

    При вводе данных в строку формул в ее левой части появляются две кнопки – «Ввод» и «Отмена».

    Нажатие кнопки «Ввод» подтвердит ввод в ячейку, после чего строка формул выйдет из режима редактирования. При этом активной останется прежняя ячейка.

    Если нажать кнопку «Отмена», ввод данных будет отменен, и строка формул выйдет из режима редактирования. Для принятия изменений нажмите кнопку «Ввод» в строке формул.

    Вместо кнопок «Ввод» и «Отмена» можно также использовать клавиши и соответственно. Данные, введенные в таблицу, можно редактировать как в самой ячейке (для перехода в режим редактирования данных нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке), так и в строке формул, выделив нужную ячейку и щелкнув один раз в строке формул. Строка формул чаще используется для ввода расчетов (формул, ссылок и т.п.), в то время как обычные данные (текстовые или числовые), как правило, вводятся непосредственно в ячейки. Длину строки формул можно изменять, для этого нужно навести курсор мыши на изображение вогнутого шара в левой части строки формул и перетащить за нее границу вправо или влево.



    Чтобы вернуть стандартный размер строки формул, дважды щелкните на изображении вогнутого шара в левой части строки формул.
    2.4. Добавление и удаление ячеек
    Для добавления в таблицу ячеек, строк или столбцов выделите ячейку, относительно которой будет происходить добавление.



    На странице «ленты» «Главная» нажмите кнопку с треугольником справа от кнопки «Вставить».

    В открывшемся списке можно выбрать варианты вставки. Команда «Вставить строки на лист» добавляет на место выделенной ячейки одну пустую строку, сдвигая остальные строки вниз.



    Команда «Вставить столбцы на лист» добавит на место выделенной ячейки пустой столбец, сдвигая остальные столбцы правее.
    Выберите команду «Вставить ячейки…».



    В этом окне определяются способы вставки: ячейки с различными вариантами сдвига, строки или столбцы.



    Для подтверждения нажмите кнопку «ОК».

    В таблицу был добавлена одна ячейка, остальные были сдвинуты вниз на одну позицию.



    Удаление ячеек производится при помощи кнопки «Удалить» с возможностью выбора вариантов удаления.



    3. Форматирование текста

    3.1. Шрифт
    Для наглядного представления данных недостаточно просто вводить их в ячейки, необходимо также придать им наглядный и удобочитаемый вид. Большинство операций по форматированию данных выполняется при помощи инструментов закладки «Главная».

    Инструменты группы «Шрифт» служат для изменения стиля шрифта. Эти инструменты могут быть применены как к диапазону выделенных ячеек, так и к одной ячейке или даже к отдельным символам ячейки. Для примера, выделим диапазон ячеек. Для этого достаточно установить курсор на первую ячейку диапазона, после чего, нажав и не отпуская левую кнопку мыши, переместить курсор до конечной ячейки диапазона.

    С помощью меню «Шрифт» можно изменить шрифт текста,



    а в поле «Размер» - выбрать другой размер шрифта из списка или ввести нужное значении с клавиатуры.

    Также размер шрифта можно изменять по шагам на 1 пункт с помощью кнопок «Увеличить размер шрифта» и «Уменьшить размер шрифта».


    Следующая группа кнопок служит для изменения начертания текста на полужирный, курсив или подчеркнутый.



    Следующая кнопка позволяет обрамить ячейки по краям разнообразными линиями.



    Для выбора варианта границы нажмите кнопку с треугольником, расположенную рядом с кнопкой включения границ.



    Из этого списка можно выбрать нужный вариант границы.

    Для примера, выберите вариант «Толстая нижняя граница».


    Теперь ячейки обрамлены границей. Чтобы ее увидеть, снимите выделение с диапазона ячеек, щелкнув в любой другой ячейке.

    При помощи кнопки «Цвет заливки» можно изменять цвет фона ячеек, а кнопкой «Цвет текста» меняется цвет шрифта данных.



    Нажатие на саму кнопку незамедлительно окрасит ячейку или текст в активный в данный момент цвет, а если нажать кнопку правее, то откроется палитра, в которой можно будет выбрать другой цвет.

    Если ни один из предложенных цветов вас не устраивает, можно выбрать команду «Другие цвета», после чего откроется окно с расширенной палитрой цветов.

    Чтобы применить форматирование шрифта не к целой ячейке данных, а к отдельным ее символам, щелкните на нужной ячейке, затем нужно при помощи мыши выделить нужные символы в строке формул.

    Также выделение можно сделать, дважды щелкнув на ячейке, после чего она перейдет в режим редактирования, и выделять символы можно будет прямо в ней. Теперь применим форматирование к отдельным символам, например, окрасим их в другой цвет. Нажмите кнопку «Цвет текста».



    Как вы можете видеть, данные в ячейке соответственно изменились. Для принятия изменений нажмите кнопку «Ввод» в строке формул.

    Для более тонкой настройки параметров шрифта нажмите кнопку «Формат ячеек: шрифт», расположенную в правом нижнем углу группы «Шрифт».



    В этом окне можно одновременно изменять различные параметры шрифта и просматривать изменения в поле «Образец».



    Для закрытия диалогового окна нажмите кнопку «ОК».

    3.2. Выравнивание
    Строки и столбцы таблицы Excel могут быть не только стандартного размера, их можно произвольно растягивать и сжимать. Чтобы изменить размер строки или столбца, нужно подвести указатель мыши к области заголовка нужного элемента таблицы, после чего курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажав и не отпуская левую кнопку мыши, нужно перетащить границу строк или столбцов на нужное расстояние.



    Однако при изменении размера ячеек данные не всегда будут выглядеть аккуратно. Чтобы исправить это, можно выровнять данные относительно ячейки, в которой они располагаются. Для этих целей служит группа инструментов «Выравнивание», находящаяся на странице «Главная».



    Выделим диапазон ячеек для более подробного рассмотрения действий инструментов.



    Первая группа кнопок служит для вертикального выравнивания данных в ячейке – по верхнему краю, по центру и по нижнему краю.

    Следующая группа кнопок служит для горизонтального выравнивания текста в ячейке – по левому краю, по центру и по правому краю.

    С помощью кнопок «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ» можно уменьшить или увеличить отступ между текстом и границей ячейки.

    Кнопка «Ориентация» позволяет изменить направление текста в ячейке. Нажмите эту кнопку.



    В открывшемся списке можно выбрать варианты ориентации текста.



    Иногда бывает необходимо объединить несколько ячеек в одну, например, чтобы такая ячейка служила заголовком таблицы. Для этого следует выделить диапазон смежных ячеек,



    после чего нажмите кнопку «Объединить и поместить в центре» в группе инструментов «Выравнивание».



    Теперь эта группа, по сути, представляет собой одну ячейку. Ее имя совпадает с именем верхней левой ячейки выделенного диапазона.


    Следует быть внимательными - если в объединяемых ячейках ранее находились какие-либо данные, то объединение ячеек повлечет за собой потерю всех этих данных, кроме тех, которые будут находиться в верхней левой ячейке диапазона. Отменить объединение можно повторным нажатием на эту же кнопку. Справа от кнопки находится кнопка со стрелочкой, нажатие на которую вызовет меню с вариантами объединения ячеек.



    Если в ячейку вводится текст, по длине превышающий длину ячейки, то текст будет визуально выходить за ее пределы, создавая впечатление, что данные находятся в разных ячейках, хотя, фактически они все содержатся в той ячейке, в которую вы начали вводить текст. Это может привести к некоторой путанице, так как ячейка, визуально содержащая текст, на самом деле пуста.



    Чтобы избежать этого, можно увеличить высоту ячейки и распределить в ней текст так, чтобы он полностью ее заполнял.
    Для этого следует выделить ячейку, в которой расположен текст, после чего нажмите кнопку «Перенос текста».



    Ячейка увеличит свою высоту так, чтобы полностью вмещать текст.



    Для более тонкой настройки параметров выравнивания нажмите кнопку «Формат ячеек: выравнивание», расположенную в правом нижнем углу группы «Выравнивание».







    Для закрытия диалогового окна нажмите кнопку «ОК».

    4. Представление данных

    4.1. Формат ячеек
    Данные, с которыми работает Microsoft Office Excel, могут быть разнообразными – простой текст, денежные суммы, проценты, числа, даты и многое другое. Применяя различные форматы чисел, можно изменять внешний вид числа без изменения самого числа. Формат не влияет на фактическое значение в ячейке, которое Microsoft Office Excel использует при вычислениях. Это фактическое значение отображается в строке формул.



    При вводе в ячейку числовых данных программа сама пытается распознать назначение вводимой информации и присвоить ей соответствующий формат. Например, при вводе даты вида «01.03» программа автоматически преобразует формат числа в дату «1 марта».

    Однако не всегда такое автоматическое преобразование бывает удачным. Иногда требуется вручную задать нужный формат числа. Для этих целей служит раздел «Число» на странице «Главная».



    Поле «Числовой формат» служит для выбора формата отображения значений в ячейке. Раскройте список в этом поле.



    В этом списке можно выбрать один из предложенных форматов. Например, формат «Денежный» добавляет к числу дробную часть, десятичный разделитель и денежную единицу, выбранную для данной системы по умолчанию.

    Форматы «Краткая дата» и «Длинный формат даты» преобразуют число в дату, с числовым или текстовым названием месяца.

    Под каждым из представленных форматов в списке дается подсказка, как будет выглядеть число данного формата.

    Более тонкую настройку формата числа можно осуществить в диалоговом окне, которое вызывается выбором команды «Другие числовые форматы…».

    Не всегда можно изменить формат у уже введенных данных. Например, если числу, имеющему формат «Дата», «01.03.2007», назначить формат «Денежный», то это число не будет правильно преобразовано, и в ячейке появятся неверные данные. Чтобы избежать этого, рекомендуется задавать ячейкам формат до того, как в них будут введены или скопированы данные. Изменять формат можно как у отдельных ячеек, так и у целого диапазона. Следующие кнопки служат для быстрого применения наиболее часто используемых форматов. Для примера, выделите ячейку с числовыми данными.



    Нажмите кнопку «Финансовый числовой формат» для мгновенного преобразования формата числа в финансовый.



    В русскоязычных версиях Microsoft Office Excel денежной единицей, принятой по умолчанию, является рубль. Нажмите стрелочку справа от кнопки «Финансовый числовой формат».

    С помощью данного списка можно выбрать альтернативные денежные единицы.


    Кнопка «Процентный формат» служит для изменения формата числа в процентный формат.

    Кнопка «Формат с разделителями» служит для изменения формата числа на финансовый, без указания денежной единицы и с использованием разделителя тысяч.



    По умолчанию в Microsoft Office Excel в ячейке отображается ограниченное количество знаков после запятой, хотя на самом деле число может иметь гораздо больше значащих чисел. Для увеличения количества отображаемых после запятой чисел нажмите кнопку «Увеличить разрядность».



    Чтобы уменьшить разрядность числа, нажмите кнопку «Уменьшить разрядность».

    Для расширенных настроек формата числа нажмите кнопку «Формат ячеек: число», расположенную в правом нижнем углу группы инструментов «Число».

    В левой части окна можно выбрать нужный формат числа, а в правой – произвести его тонкую настройку.

    Для закрытия окна нажмите кнопку «ОК».

    4.2. Условное форматирование
    Для обеспечения наглядности при исследовании и анализе данных, обнаружения повторяющихся или не удовлетворяющих условию выражений можно использовать условное форматирование. Инструменты для работы с условным форматированием находятся в группе «Стили» на странице «Главная».



    Выделим диапазон ячеек с данными.



    Нажмите кнопку «Стили». В открывшемся меню нажмите кнопку «Условное форматирование».



    Каждая строка открывшегося списка представляет собой категорию, содержащую набор вариантов условного форматирования. В категории «Правила выделения ячеек» содержатся варианты форматирования по значению.


    Например, при помощи этих команд можно выделить цветом все ячейки, содержимое которых больше либо меньше заданного значения, содержит определенные данные и т.п.



    При помощи команд категории «Правила отбора первых и последних значений» можно, например, выделить определенное количество самых маленьких или больших чисел, чисел выше среднего и т.п. Следующие категории служат для визуального отображения свойств данных в ячейках.



    Например, самые большие числа помечаются особым знаком или цветом, либо числа, выходящие за пределы средних значений, отмечаются специальным значком. Для примера, раскройте категорию «Цветовые шкалы».

    При выборе различных вариантов форматирования, в таблице выполняется динамический предварительный просмотр, то есть, вы может видеть, как будет выглядеть таблица при выборе предлагаемого варианта параметров без их фактического применения. Это одна из новинок Microsoft Office Excel 2007. Для примера, выберите вариант «Цветовая шкала “Зеленый-желтый-красный”».



    При выборе этого варианта самые маленькие числа таблицы окрашиваются оттенками красного, средние – оттенками желтого, а самые большие числа – оттенками зеленого. К одним и тем же ячейкам можно применить несколько видов условного форматирования, накладывая их один на другой.

    4.3. Стили
    Некоторые элементы таблицы можно украшать способами, рассмотренными ранее, например, изменением цвета фона, шрифта, выравнивания и т.п. Зачастую для того, чтобы придать данным нужный вид, требуется выполнить несколько отельных операций. Однако этого можно избежать, воспользовавшись наборами стилей, предоставленных Microsoft Office Excel. Для примера, выделим ячейки, которые являются заголовками таблицы.



    Для доступа к галерее стилей нажмите кнопку «Стили». В правой части открывшегося меню расположены простейшие образцы стилей, которые могут быть применены к ячейкам таблицы.



    Для доступа к полной коллекции стилей нажмите кнопку «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу меню.


    В открывшемся списке можно выбрать один из представленных вариантов стилей. При перемещении курсора по вариантам, в таблице будут сразу показываться изменения, которые будут сделаны в случае выбора данного стиля.



    Для примера, выберите стиль «Заголовок 3».



    Также в Microsoft Office Excel существует возможность создавать собственные стили, чтобы затем применять их к другим ячейкам. Для создания пользовательского стиля выделите ячейку, внешний вид которой будет являться основой для стиля. Нажмите кнопку «Стили». Нажмите кнопку «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу меню и выберите команду «Создать стиль ячейки…».



    В верхней части открывшегося окна нужно задать имя нового стиля.



    Нажатие на кнопку «Формат» вызывает диалоговое окно, в котором можно будет задать формат данных. Ниже расположены параметры стиля, которые содержит данная ячейка. При желании можно снять галочки с некоторых параметров, чтобы они не вошли в создаваемый стиль. Для создания нового стиля нажмите кнопку «ОК». Новый стиль был создан.
    Назначать его различным данным можно при помощи каталога стилей, раздела «Пользовательские стили».



    4.4 Сортировка и фильтрация

    В Microsoft Office Excel существует возможность сортировать данные.

    Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Может потребоваться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке, составить перечень объемов запасов продуктов от максимального до минимального, а также задать порядок строк в зависимости от цвета или значка.

    Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

    Прежде чем отсортировать таблицу, выделим заголовки тех столбцов на которые необходимо наложить фильтры.



    Зайдем в закладку «Данные» и выберем команду «Фильтр»



    Стрелки автофильтра автоматически добавляются в строку заголовка списка.

    Зайдем в стрелку автофильтра в столбце Сумма и выберем команду Сортировка от максимального к минимальному или нажмем клавишу на панели.



    В получившемся списке мы видим расположение сумм заказа от наибольшей суммы к наименьшей.



    Фильтрация данных выполняется так же просто, как сортировка. Достаточно щелкнуть стрелку автофильтра и выбрать нужный вариант. Excel автоматически отобразит только выбранные данные.

    Можно выполнять фильтрацию по имени, по дате. Независимо от того, в каком столбце были выбраны данные, Excel отображает только фильтрованные строки — в этом и во всех остальных столбцах списка.

    В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.), а ненужные строки скрываются.

    После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

    Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т. е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

    С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы.

    Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел,



    но нельзя использовать оба типа одновременно; точно также необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

    Для получения более точных результатов рекомендуется не смешивать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. Если в столбце представлено несколько форматов, отображена будет команда для преобладающего формата. Например, если столбец содержит три значения в числовом формате и четыре — в текстовом, то отображается команда фильтра Текстовые фильтры.

    Если необходимо скрыть стрелки автофильтра в закладке «Данные» выберите команду «Фильтр».


      1   2   3


    написать администратору сайта